Como Ingeniero Consultor con más de 25 años de experiencia, he constatado, durante todos estos años, cómo el mapeado de procesos puede marcar una diferencia significativa en la eficiencia operativa y resultados de las empresas. Para poder comprender esto debemos, en primer lugar, hacernos la pregunta ¿qué es el mapeado de procesos?
El mapeado de procesos implica la revisión de los procesos en una empresa, con el objetivo de identificar ineficiencias y recomendar mejoras, convirtiéndose en una técnica fundamental para garantizar que la organización funcione con la máxima operatividad. En este sentido podemos destacar que este tipo de análisis tiene como objetivo:
- Identificar ineficiencias: Mediante el análisis de los procesos de la empresa, se detectan cuáles de éstos se encuentran desactualizados, son ineficientes o resultan excesivos para el normal funcionamiento de nuestra organización. Esto incluye, entre otros, identificar cuellos de botella, tareas redundantes o pasos innecesarios.
- Optimizar los procesos: Una vez identificadas las áreas problemáticas señaladas en el paso anterior, se pueden aplicar cambios para optimizar los flujos de trabajo. Esto puede implicar ajustes en la secuencia de operaciones, la automatización de tareas o la reasignación de recursos.
Me gustaría destacar que, para llevar a cabo todo este proceso es de vital importancia tener muy claro lo que queremos analizar y la metodología que pretendemos utilizar. Es por ello que tendremos que seguir los siguientes pasos que recomienda EFYTECH:
- CLASIFICAR los procesos a analizar: De nada sirve hacer un análisis exhaustivo de TODOS los procesos de la empresa. Debemos acotar nuestro análisis a los procesos que realmente son relevantes para el funcionamiento óptimo de nuestra organización e incidir nuestro análisis sobre ellos. La mejora de los procesos “principales” tendrá siempre más impacto que la mejora de los procesos “soporte”, así como de aquellos que tienen más transacciones sobre los que se repiten poco, sin olvidar tampoco cuales son estratégicos y cuáles no. Es fundamental, por tanto, realizar un inventario de procesos y CLASIFICARLOS adecuadamente.
- PRIORIZAR los procesos clasificados: Una vez inventariados y clasificados los procesos a mejorar tenemos que recopilar los datos necesarios que nos permitan establecer su potencial de mejora a funcionamiento óptimo, esto se realiza mediante un proceso ETL (extracción, transformación y carga) para obtener la Datawarehouse sobre la que se realizará el análisis de ciencia de datos, bien mediante técnicas estadísticas avanzadas o utilizando directamente inteligencia artificial (IA), de tal forma que obtengamos, del inventario de procesos clasificados, el ROI (retorno de la inversión) de su homólogo mejorado, para asignarles un tipo de prioridad de las cuatro (4) siguientes:
- Victorias rápidas – quick wins (mejoras de alto impacto y esfuerzo/coste bajo).
- Planificadas – wins by anticipation (mejoras de alto impacto y esfuerzo/coste alto).
- Rellenos (mejoras de bajo impacto y esfuerzo/coste bajo).
- Pérdidas de tiempo y recursos (mejoras de bajo impacto y esfuerzo/coste alto)
- PLANIFICAR y SEGUIR las acciones de mejora: En base a las prioridades anteriores y los recursos disponibles se planifican las acciones con sus presupuestos correspondientes para mejorar los procesos finalmente seleccionados, utilizando el concepto de ROI a origen del paquete de acciones elegibles para controlar el correcto cumplimiento de la implantación.
En resumen, el mapeado de procesos genera grandes beneficios, tanto desde el punto de vista de la eficiencia operativa como de los resultados, para las empresas. No lo piense más, póngase en CONTACTO con EFYTECH y nos encargaremos de realizar el mapeado de procesos, el plan de mejora e implantación y seguimiento que más se ajuste a las necesidades de su organización. Le asesoraremos con el fin ofrecerle el servicio más óptimo, detectando y tramitando, de manera paralela para usted, las subvenciones a las que puedas acogerse para llevar a cabo todas las acciones que se desprendan del análisis.
